檔案掃描管理系統應用于檔案掃描全過程的溯源、記錄和管理工作，實現檔案整理、分發、掃描、膠裝、歸還、返柜、刻盤、數據掛接、檔案驗收全過程工作的記錄溯源和工作輔助， 提高各類工作人員的工作效率，確保各種工作保質保量按時完成。檔案掃描管理系統集成了公司自主研發的掃描輔助機器人，實現了從系統到掃描軟件的自動切換及初始配置。 比如，將當前處理的檔案的檔號信息自動寫入到掃描軟件的相應輸入框，省去掃描人員復制粘貼的工作，提高了準確性。
檔案掃描管理系統實現在線整理檔案，直接錄入系統，并為每份檔案提供唯一二維碼，掃描人員根據二維碼掃描，避免整理、掃描過程中由于人工疏忽產生的差錯。
檔案掃描管理系統全面統計各個流程各個工作人員的工作進度以及總體工作進度，根據工作進度安排相應的工作量，實時平穩把控工作進度。
檔案掃描管理系統大量減少了掃描過程中掃描人員操作難度和復雜度，自動生成存儲文件夾和匹配的文件名，自動打包掃描圖片至對應文件夾，同時二維碼關聯檔案信息，掃描人員通過掃碼即可獲得掃描檔案信息，快速完成掃描操作，大幅提高了掃描的工作效率。
掃描過程中圖片質量有問題，檔案掃描管理系統立即識別反饋，后續還可通過“掃描質量檢測”功能對檔案圖片進行再次檢測或驗收。
檔案掃描管理系統在檔案信息化全過程進行信息記錄，實現檔案問題可追溯。
擺脫繁瑣費時的U盤、硬盤上傳的掛接模式，驗收完成后，檔案掃描管理系統后臺可自動將檔案文件掛接至數字檔案管理系統。
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